Nhân viên văn phòng là công việc khá quen thuộc đối với nhiều người. Tuy nhiên, công việc này còn khiến nhiều người chưa nắm rõ được là làm những công việc gì? Và làm như thế nào. Bài viết sau đây của naacpdallas.org sẽ giải đáp cho bạn chi tiết công việc văn phòng, mời bạn đọc tham khảo!
Contents
I. Công việc của nhân viên văn phòng
- Mỗi công ty, tổ chức, cơ quan nhà nước chức danh Nhân viên văn phòng là một bộ phận đặc biệt quan trọng và không thể thiếu.
- Nhân viên văn phòng được hiểu theo tiếng Anh là “office staff” đảm nhiệm một số công việc quan trọng liên quan đến hoạt động văn phòng nhằm duy trì hoạt động của mỗi công ty.
- Công việc của dân văn phòng rất bận rộn, đồng thời phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc.
- Khái niệm công việc văn thư khá rộng nhưng đây là bộ phận cốt lõi của mỗi công ty và được chia thành nhiều bộ phận cụ thể.
- Họ chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý nhân sự, lễ tân, chăm sóc mọi hoạt động của toàn thể nhân viên hoặc các vấn đề pháp lý khác.
- Mỗi nhóm nhân viên văn phòng có những kỹ năng riêng mà họ cần để làm tốt công việc của mình.
II. Công việc cụ thể của nhóm nhân viên văn phòng
1. Nhóm lễ tân
- Nhiệm vụ chung của mỗi nhân viên lễ tân là trả lời tất cả các cuộc gọi đến công ty, chào đón khách và đôi khi là hỗ trợ các cuộc họp, hội thảo.
- Công việc của nhân viên lễ tân văn phòng cũng rất đơn giản nhưng vì đây là bộ mặt của công ty nên ưu tiên người có ngoại hình cao và khả năng giao tiếp.
- Vì chúng tôi làm việc để phục vụ khách hàng trước khi gặp các bộ phận khác, nên đối với các công ty thường xuyên đón tiếp khách hàng nước ngoài thì việc giao tiếp tiếng Anh trôi chảy là điều cần thiết.
2. Nhóm văn thư hành chính và lưu trữ
- Công việc của các nhóm giáo sĩ chủ yếu liên quan đến hồ sơ, tài liệu và văn bản. Họ chịu trách nhiệm về các lô hàng ra vào, tài liệu phân phát cho từng bộ phận, và các hoạt động liên quan đến in ấn, chụp ảnh…
- Đặc biệt, bạn cần lưu giữ các hợp đồng và tài liệu. Dữ liệu liên quan đến mọi hoạt động trên toàn hệ thống công ty.
- Ngoài ra, nhóm nhân viên văn phòng này còn có nhiệm vụ quản lý thời gian của nhân viên, theo dõi chế độ BHXH, BHYT toàn công ty.
- Lên kế hoạch cho công việc hàng ngày và các hoạt động hàng ngày của bạn như kiểm tra sức khỏe hàng năm và du lịch toàn công ty.
3. Nhóm quản lý, cơ sở hạ tầng
- Công việc của nhóm nhân viên văn phòng này là quản lý toàn bộ tài sản, thiết bị, máy móc trong toàn công ty.
- Theo dõi các vấn đề liên quan đến hư hỏng, thiếu hụt và nhanh chóng sửa chữa, đặt hàng khi cần thiết để tránh ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày.
- Nó cũng quản lý tất cả văn phòng phẩm và nhu cầu thiết yếu hàng ngày cho tất cả nhân viên.
- Lên kế hoạch mua sắm hàng tháng đầy đủ và tiết kiệm cho toàn thể nhân viên.
4. Nhóm hỗ trợ các dự án cho công ty
- Ngoài công việc chung của các nhân viên hành chính kể trên, còn có một nhóm nhân viên tham gia hỗ trợ các dự án của các công ty lớn.
- Công việc hỗ trợ phụ thuộc vào từng dự án riêng lẻ, công việc yêu cầu như hồ sơ pháp lý, tăng nhân viên dự án, hoặc tham gia vào công tác hậu cần như chuẩn bị tài liệu, in ấn… Hỗ trợ để công việc xuyên suốt dự án diễn ra suôn sẻ.
III. Những kỹ năng cần thiết của nhân viên văn phòng
1. Thành thạo nghiệp vụ văn phòng
- Công việc văn phòng là gắn liền với máy tính hay tài liệu nên kỹ năng cần thiết nhất là phải biết sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như Word, Excel,…
- Thông thường, các công ty đầu vào yêu cầu bằng cấp liên quan hoặc làm bài kiểm tra ứng viên.
- Tuy nhiên, các nhóm công việc văn thư khác nhau cũng có những yêu cầu khác nhau. Ngoài ra, nhân viên văn phòng phải luôn học hỏi và đưa các kỹ năng tốt hơn vào thực tế để làm việc nhanh hơn.
2. Kỹ năng giao tiếp và thấu hiểu
- Công việc nhân viên văn phòng đòi hỏi khá nhiều kỹ năng giao tiếp, vì bạn cần một lễ tân đối với những nhân viên làm việc ở các nhóm văn phòng khác.
- Giao tiếp, lắng nghe và thấu hiểu là điều cần thiết đối với mọi ngành nghề, đặc biệt là nhân viên văn phòng cần giữ liên lạc với hầu hết mọi nhân viên trong công ty nên cần được trau chuốt và rèn giũa mỗi ngày.
3. Các kỹ năng nghiệp vụ liên quan
- Những kỹ năng riêng của từng nhóm nhân viên văn phòng như kỹ năng giao tiếp tiếng Anh, tỉ mỉ làm thủ tục giấy tờ…
- Phòng làm việc không tên của nhân viên hành chính khá rộng nên họ luôn linh hoạt và biết cách ứng phó với những vấn đề nảy sinh.
Trên đây là một trong những công việc văn phòng cần làm, kỹ năng một nhân viên văn phòng cần có. Theo dõi bài viết tiếp theo để tham khảo nhiều kinh nghiệm công việc kế toán kho nữa bạn nhé!
